प्रशासकीय कामकाजात शिस्तीच्या दृष्टीने ‘सहा गठ्ठा पद्धती’ उपयुक्त: उदय भोसले

कोल्हापूर : प्रशासकीय कामकाजामध्ये सुसूत्रता व शिस्त येण्याच्या दृष्टीने सहा गठ्ठा पद्धती अत्यंत उपयुक्त सिद्ध झाली आहे. प्रशासकीय कर्मचाऱ्यांनी तिचा अवलंब केल्यास तणावरहित पद्धतीने कामाचा निपटारा करणे शक्य आहे, असे प्रतिपादन तज्ज्ञ मार्गदर्शक उदय भोसले यांनी आज येथे केले.

शिवाजी विद्यापीठाचा आस्थापना विभाग आणि अॅकॅडमी फॉर अॅकॅडेमिक अॅडमिनिस्ट्रेटर्स यांच्या संयुक्त विद्यमाने प्रशासकीय अधिकारी आणि कर्मचारी यांच्यासाठी कार्यालयीन अभिलेख जतन आणि वर्गीकरण यासंदर्भातील ‘सिक्स बन्डल सिस्टीम’ (सहा गठ्ठा पद्धती) च्या अनुषंगाने दोन दिवसीय कार्यशाळेचे आयोजन करण्यात आले आहे. या वेळी प्रमुख मार्गदर्शक म्हणून श्री. भोसले बोलत होते. मानव्यशास्त्र सभागृहात झालेल्या या कार्यक्रमाच्या अध्यक्षस्थानी कुलगुरू डॉ. दिगंबर शिर्के होते, तर वित्त व लेखाधिकारी डॉ. सुहासिनी पाटील प्रमुख पाहुण्या होत्या.

श्री. भोसले यांनी सहा गठ्ठा पद्धतीचे महत्त्व आणि वैशिष्ट्ये आपल्या अनुभवांसह सांगितली. सहा गठ्ठा पद्धतीमध्ये प्रलंबित कामे, प्रतीक्षाधीन प्रकरणे, नियतकालिक अहवाल, स्थायी आदेश संचिका, वर्गीकृत प्रकरणिका आणि ‘ड’ कागदपत्रे यांचा समावेश होतो. त्या सर्वांचा सविस्तर उहापोह त्यांनी केला. ते म्हणाले, शासकीय अभिलेख्यांचे जतन, संवर्धन आणि नाशन या सर्वच बाबतीत सहा गठ्ठा पद्धती अत्यंत सुलभ आणि उपयुक्त आहे. कागदपत्रे त्वरित प्राप्त होणे, कामे त्वरित आणि वेळेत मार्गी लावणे, कामामध्ये दर्जावृद्धी आणि सुसूत्रता येणे अशा सर्व बाबी या पद्धतीच्या अवलंबातून साध्य होतात. वेळेची व श्रमाची बचत होण्याबरोबरच शासकीय दप्तराचे अद्ययावतीकरणही यामुळे शक्य होते. कर्मचाऱ्यांवरील कामाचा तणाव यामुळे बराचसा कमी होतो आणि शिस्तबद्ध कामकाजाची सवय भिनल्यामुळे आपोआपच डेली डिस्पोजल होऊ लागते आणि झिरो पेन्डन्सीकडे वाटचाल होऊन गतिमान कारभार शक्य होतो. अभिलेख वर्गीकरण, परीक्षण व नाशन या संदर्भातही त्यांनी यावेळी तपशीलवार मार्गदर्शन केले.

वित्त व लेखाधिकारी डॉ. सुहासिनी पाटील म्हणाल्या, सहा गठ्ठा पद्धती ही प्रशासनात फार महत्त्वाची असते. अभिलेख हे कार्यालयाचा आरसा असतात. दाखल होणाऱ्या प्रकरणांची निर्गत वेळच्यावेळी, विहीत मुदतीत होण्याच्या दृष्टीने सहा गठ्ठा पद्धतीचा अवलंब करावा. जेणे करून कामाचा ताण येणार नाही. तसेच जुनी, प्रलंबित प्रकरणेही वेळेत मार्गी लागतील. जुन्या अभिलेखांच्या जतनाबरोबरच नवतंत्रज्ञानाच्या अंगिकारातून कामकाज गतिमान करण्यालाही प्राधान्य देणे आवश्यक आहे.

अध्यक्षीय मनोगतात कुलगुरू डॉ. शिर्के म्हणाले, कार्यालयीन दप्तराचा, कामकाजाचा वेळोवेळी आढावा घेणे आवश्यक असते. दैनंदिन कामकाजाचे नियोजन योग्य पद्धतीने करण्याचा हा कालखंड आहे. त्यासाठी सहा गठ्ठा पद्धतीबरोबरच आधुनिक साधनांचाही वापर करावा. कमी कागद वापराकडून आता कागदविरहित होण्याकडे वाटचाल करावी. उत्कृष्ट प्रशासनाच्या बाबतीत शिवाजी विद्यापीठाचा लौकिक सर्वदूर आहे. तो टिकवावा आणि वृद्धिंगत होण्यासाठी सर्वांनी मिळून प्रयत्न करावेत. व्यक्तीगत तसेच कार्यालयीन स्वास्थ्य जपण्यास प्राधान्य द्यावे. आजच्या प्रशिक्षणातून आपल्यातलेही काही जण प्रशिक्षक म्हणून तयार व्हावेत, अशी अपेक्षाही त्यांनी व्यक्त केली. अॅकॅडमीचे समन्वयक डॉ. सुभाष कोंबडे यांनी स्वागत व प्रास्ताविक केले. यावेळी अधिकारी व कर्मचारी मोठ्या संख्येने उपस्थित होते.